中泊町立小学校及び中学校文書取扱規程

○中泊町立小学校及び中学校文書取扱規程

平成31年3月19日

教育委員会訓令第1号

(趣旨)

第1条　この訓令は、中泊町立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱について、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱方針)

第2条　文書は、全ての学校の職員の理解と協力のもとに、正確かつ迅速に取扱い、常にその処理状況を明らかにしなければならない。

2　個人の秘密その他通常他人に知られたくない個人に関する情報が含まれる文書は、中泊町情報公開条例(平成17年中泊町条例第11号)及び中泊町個人情報保護条例(平成17年中泊町条例第12号)、その他関係法令に則って、特に注意を払って管理しなければならない。

(文書管理者)

第3条　文書管理を円滑にするため文書管理者(以下「管理者」という。)を置く。

2　前項の管理者は、学校長(教頭)をもってこれに充てる。

(文書取扱責任者)

第4条　管理者の事務を補佐するために、文書取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、事務職員をもってこれに充てる。

2　前項における取扱責任者は、複数の者とすることもできる。

(文書担当者)

第5条　管理者は、別表により文書を処理する者(以下「担当者」という。)を置く。

2　担当者は管理者及び取扱責任者の指示のもと文書処理にあたる。

(管理者及び取扱責任者の処理する事項)

第6条　管理者及び取扱責任者は、次の事項を処理する。

(1)　担当者に対する調整に関すること。

(2)　文書の収受、配布及び発送手続きに関すること。

(3)　文書の整理に関すること。

(4)　文書の保管及び保存に関すること。

(5)　文書の廃棄に関すること。

(6)　文書事務の改善に関すること。

(7)　その他文書事務に関し必要なこと。

(文書取扱簿冊)

第7条　文書の取扱いに要する簿冊は次のとおりとする。

(1)　文書収受簿

(2)　文書発送簿

(3)　文書保存台帳

(到達文書の処理)

第8条　取扱責任者は、学校に到達した学校長宛及び学校宛の文書(親展文書を除く。)を開封し、受付印を押して受付簿に記載するとともに、管理者の閲覧を受ける。ただし、簡易な文書については、受付簿への記載を省略できる。

2　管理者は、受付簿の記載を確認し当該文書に押印のうえ、処理方法を指示する。

3　前項の規定にかかわらず、親展文書は開封せず校長に配布しなければならない。

(文書記号及び番号)

第9条　文書の収受番号及び発送番号は会計年度ごとの一連番号とし、原則として毎年4月1日に始まり翌年3月31日で終わる。

2　発送文書には学校名の略号及び発送番号を明記しなければならない。ただし、簡易な文書についてはこの限りではない。

(文書の処理方針)

第10条　収受した文書は取扱責任者が中心となり、担当者に速やかに処理をさせ、その事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の起案・回議・決裁)

第11条　起案者は起案文書を作成し、校長(管理者)が定める順に回議して決裁を受けなければならない。

(公印の押印)

第12条　外部へ発信する文書(以下「発送文書」という。)には原則として公印を押印しなければならない。ただし、簡易な文書についてはこれを省略することができる。

2　公印の押印は取扱責任者又は校長が指示した者とする。

(文書の発送)

第13条　発送文書は、取扱責任者が文書発送簿に必要事項を記載した上で、速やかに発送しなければならない。

(文書の整理)

第14条　文書は、必要に応じ迅速に取り出せるよう分類、整理し、保管する。

2　文書は別表に基づき分類、整理、保管する。ただし、同一の中分類内において、事務処理上、統合管理した方が効率的な文書については、合冊とすることができる。その際は、編集されている小分類がわかるように明記するとともに、保存期間は、その中の最長の保存期間とする。また、小分類の文書を事務の効率化のため分冊とする場合には、もとの小分類がわかるように明記するとともに、保存期間は小分類における期間とする。

(文書の保存)

第15条　保存すべき文書は、ファイリング用具に整理して所定の場所に保存しなければならない。

2　保存期間は法令及び中泊町文書取扱規程(平成17年中泊町訓令第10号)に基づき別表に定める期間とし、該当文書が完結した年度の翌年度の4月1日から起算し、期間が満了する年度の3月31日までとする。また、保存期間及び満了年度を表簿に明記しておくものとする。

(文書の保管及び保存上の注意)

第16条　文書は常に整理整頓し、紛失、火災、盗難等の予防措置を講じておかなければならない。

2　「保管」とは活用されている状態の文書についての取扱いであり、「保存」とは活用後廃棄されるまでの状態の文書についての取扱いとする。

(文書の貸出等)

第17条　文書の閲覧は、校長(管理者)の承認を受けなければならない。

2　文書は原則として外部に貸出又は持ち出してはならない。

(文書の廃棄)

第18条　保存期間を経過した文書は保存文書廃棄簿に必要事項を記入し、速やかに廃棄しなければならない。

2　文書のうちその事案が軽易かつ一時的であり、将来の事務処理上全く必要としないものは管理者の承認を得てこれを即時廃棄することができる。

3　廃棄の方法は焼却又は裁断処理とする。

(その他)

第19条　この規程に定めのない事項については、中泊町文書管理規程(平成17年中泊町訓令第10号)の例による。

附則

この訓令は、公布の日から施行する。

別表(第5条、第14条、第15条関係)

学校文書分類表


大分類		中分類		小分類(細分類は各校で)				担当者	保存期間	根拠・その他
1	学校管理全般 (各種施設・設備の台帳及び校舎・教職員の人事などの管理に関する表簿類)	1	台帳	01	1	備品台帳	備品台帳(一般・教材)	事務	永年	法定
					2		物品所管替通知書	事務	永年
				02		理科教育設備台帳	中学校理科教育等設備台帳	事務	永年	法定
				03		図書台帳	図書台帳	図書担当者	永年	法定




		2	施設設備管理	01		学校使用関係	学校使用関係	事務	1年
				02	1	施設設備点検簿	諸施設点検関係	事務	5年
					2		防火管理関係	教頭	5年



		3	人事	01	1	人事関係諸願届	人事関係諸願届	事務	5年
					2		人事関係文書	事務	5年
					3		職員退職関係	事務	5年
				02	1	職員履歴書関係綴	職員履歴カード	事務	永年	法定
					2		旧職員履歴カード(写)	事務	永年	法定
				03		教職員一覧表綴	教職員一覧表	事務	5年
				04		昇給昇格発令通知書	昇給昇格発令通知書	事務	5年
				05		職員個人ファイル	職員個人ファイル	事務	在職期間


		4	服務	01		出勤簿	出勤簿	教頭(事務)	5年	法定
				02		欠勤遅参早退簿	欠勤遅参早退簿	事務	5年
				03		年次休暇簿	年次休暇簿	事務	2年
				04		病気・特別休暇簿	病気・特別休暇簿	事務	2年
				05		介護休暇簿	介護休暇簿	事務	2年
				06	1	服務関係	服務関係文書	事務	5年
					2		職務に専念する義務の免除関係	事務	2年
					3		育児休業関係	事務	5年
					4		赴任事務関係	事務	2年
				07		旅行命令簿	旅行命令簿	事務	5年
				08		復命書	復命書	事務	5年
				09		校外勤務命令簿	校外勤務命令簿	事務	5年
				10		週休日の振替等命令簿・代休日指定簿	週休日の振替等命令簿・代休日指定簿	事務	2年
				11		代休日指定簿	代休日指定簿	事務	2年
				12		週休日指定簿	週休日指定簿	事務	2年


2		1	県費関係	01		県費旅費関係綴	旅費関係	事務	5年
				02		給与関係綴	給与関係	事務	5年
				03	1	給与仕訳書綴	前渡資金精算書	事務	5年
					2		扶養手当関係	事務	5年
					3		児童手当関係	事務	5年
					4		寒冷地手当関係	事務	5年
					5		通勤手当認定簿	事務	5年
					6		住居手当認定簿	事務	5年
					7		非常勤講師関係	事務	5年
				04		特殊勤務手当整理簿	特殊勤務手当関係	事務	5年
				05		時間外勤務手当命令簿・整理簿	時間外勤務手当関係	事務	5年
				06		SC関係	スクールカウンセラー関係	事務	5年



		2	町費関係	01	1	学校予算経理関係	学校予算経理関係	事務	10年
					2		備品廃棄申請書・承認書	事務	5年
					3		備品関係	事務	5年
					4		就学援助関係	事務	5年
					5		補助金関係	事務	5年
					6		運動部活動外部指導者関係	事務	5年
					7		事務機器貸借契約書	事務	契約期間
					8		生活支援員関係	事務	5年
					9		臨時用務員関係	事務	5年
					10		私用電話料領収書	事務	5年
				02		支出負担行為票	支出負担行為書兼支出命令書	事務	5年
				03		郵券受払簿	郵券受払簿	事務	5年


		3	校内会計学校徴収金	01	1	諸徴収金出納関係	集金関係	事務	5年
					2		給食費通知書・領収書	事務	5年
					3		PTA会計簿	事務	5年
					4		教育振興費会計簿	事務	5年
					5		生徒会費会計簿	生徒会担当者	5年
					6		諸費会計簿	事務	5年
					7		給食(予定表)関係	事務	2年



3	教務 (学校の諸教育計画その他教務に関するものや、児童・生徒の身分、指導に関する表簿)	1	教育計画	01	1	教育計画綴	教育課程関係	教務	5年
					2		授業日又は休業日の交換文書	事務	5年
					3		校外行事届	事務	5年
					4		修学旅行関係	事務	5年
				02		教務関係綴	教務関係綴	教務	5年
				03		現職教育関係綴	現職教育関係綴	事務	5年

		2	就学	01	1	就学関係綴	学齢簿	事務	5年
					2		学齢簿記載事項等通知	事務	5年
					3		学級編制関係	事務	5年
					4		生徒転出入関係	事務	5年
				02	1	指導要録	指導要録(学籍の記録)	教務	20年	法定
					2		指導要録(指導の記録)	教務	5年	法定
				03		指導要録抄本	指導要録抄本	教務	5年	法定
				04		除籍簿	指導要録除籍簿	教務	20年	法定
				05		卒業生台帳	卒業生台帳	教務	永年
				06		出席簿	出席簿	教務	5年	法定
				07		各種証明書交付簿	証明書発行簿	事務	5年
				08		生徒異動状況報告書	生徒異動状況報告書	事務	5年



		3	教科用図書	01		教科用図書配当表綴	教科書給与事務関係	事務	5年	法定


		4	生徒指導	01		生徒指導関係綴	生徒指導状況報告関係	事務	5年


4	保健関係 (学校における児童生徒並びに教職員の保健管理に関する表簿)	1	健康診断	01		生徒健康診断票	健康診断票(生徒)	養護教諭	5年	法定
				02		職員健康診断票	健康診断票(職員)	養護教諭	5年	法定


		2	保険	01		日本スポーツ振興センター関係	日本スポーツ振興センター関係	事務	5年
				02		PTA安全互助会関係	PTA安全互助会関係	事務	5年


		3	保健管理・記録	01		学校保健日誌	学校保健日誌	養護教諭	5年
				02		保健関係綴	保健関係綴		5年



5	一般文書 (学校教育関係法令、例規、諸規程のほか一般庶務的な表簿)	1	例規・通達	01		学校関係法令集	学校関係例規・法令	事務	永年	法定
				02		校内諸規程綴	校内諸規程綴	事務	永年


		2	引継書	01		校長事務引継書	校長事務引継書	校長	10年


		3	調査統計	01	1	調査統計関係綴	学校基本調査	事務	10年	指定統計
					2		調査統計関係	事務	10年

		4	一般	01		公立学校共済組合	公立学校共済組合関係	事務	1年
				02		教育厚生会関係	教育厚生会関係	事務	1年
				03		初任者研修関係	初任者研修関係	事務	1年
				04		学校教育センター関係	学校教育センター関係	事務	1年
				05		県教委委員会関係	県教委委員会関係	事務	1年
				06		教育事務所関係	教育事務所関係	事務	1年
				07		中泊町教育委員会関係	中泊町教育委員会関係	事務	1年
				08		研修会関係	研修会関係	事務	1年
				09		作品募集関係	作品募集関係	事務	1年
				10		部活動大会関係	部活動大会関係	事務	1年
				11		各種会議・派遣依頼	各種会議・派遣依頼	事務	1年
				12		研修関係	研修関係	事務	1年
				13		進路指導関係	進路指導関係	事務	1年
				14		雑文書	雑文書	事務	1年


6	記録文書 (学校内における諸記録、その他の表簿)	1	沿革	01		学校沿革史	学校沿革史	教頭	永年


		2	台帳	01		文書保存台帳	文書保存台帳	事務	永年


		3	日誌	01		学校日誌	学校日誌	教頭	5年	法定



		4	会議録	01		会議録	職員会議録	教務	3年


		5	文書	01		文書収受簿	文書収受簿	事務	1年	法定
				02		文書発送簿	文書発送簿	事務	1年	法定
				03			発送文書	事務	1年
				04			事故報告書	校長	5年
				05			案内者名簿	教頭	3年