(趣旨)

第1条　この訓令は、町における文書の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(課長の職務)

第4条　課長は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、かつ、随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

(総務課長の責務)

第5条　総務課長は、各課の文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。

(文書の種類)

第6条　文書の種類は、その性質により次のとおり区分する。

(備付簿冊)

第7条　各課は文書を管理するため、次の簿冊を備え付けて置かなければならない。

(文書の記号)

第8条　庁外文書で発送を要するものには文書記号及び文書番号を、収受した文書には文書番号を付さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、この限りでない。

(法規番号等)

第9条　法規文書、令達文書及び公示文書には、それぞれ年間を通じて一連番号を付するものとする。

(到達した文書等の開封)

第10条　到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、総務課で受領するものとし、次に掲げるところにより処理する。

(普通文書の収受)

第11条　特殊文書その他開封が特に必要でないと認められる文書又は物品以外の文書(以下「普通文書」という。)を収受したときは、総務課で当該文書の余白に受付印(様式第11号)を押し、文書収受件名簿に次に掲げる事項を記入しなければならない。ただし、軽易又は文書収受件名簿に登録する必要がないと認められる文書については、文書収受件名簿の作成を省略することができる。

(特殊文書の収受)

第12条　次に掲げる特殊文書を収受したときは、総務課で封筒に受付印を押し、特殊文書処理簿に差出人その他を記録の上主管課に配付し、受領印を徴さなければならない。この場合において、第3号に掲げる文書については、到達日時を封筒に明記し、総務課の収受担当者が押印の上、処理する。

(主管課における文書の取扱い)

第13条　主管課長は、当該課に直接到達した文書又は職員が会議等で直接受領した文書があるときは、総務課に回付しなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書等の処理)

第14条　到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(勤務時間外の到達文書の収受)

第15条　勤務時間外に到達した文書は、当直員がこれを収受する。

(処理方針)

第16条　文書の処理は、すべて課長が中心となり、担当者において絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の期間)

第17条　課に配付された文書は、原則としてその日のうちに起案担当者へ回付し、起案担当者は指定された期日までに処理しなければならない。

(課長の指示)

第18条　課長は、文書を収受したときは、担当者に処理方針を示し、次に掲げる事項を指示して処理させなければならない。

(供覧文書の処理)

第19条　供覧を要する文書は、当該文書の余白に供覧押印欄を設け、回付するものとする。

(起案)

第20条　すべて事案の処理は、文書による。ただし、町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、町長の処理方針を確認の上、起案しなければならない。

(起案文書の回議順序)

第21条　起案文書は、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(議案の処理方法)

第22条　町議会に提出する議案は、主管課で起案し、定例会の前月の10日までに決裁を受けるよう努めなければならない。ただし、臨時会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に総務課長を経て町長の承認を受けなければならない。

(関係文書の添付等)

第23条　起案文書には、必要に応じて起案の理由、事案の経過、根拠法令の抜粋、予算科目、経費等を明記するとともに参照を要する事項は、その資料を添付するものとする。

(特別取扱方法)

第24条　起案文書には、事案の性質により、「至急」、「秘」、「広報登載」、「回覧」、「公印省略」等の注意事項を施行・取扱上の注意欄に朱書きすることによって表示し、機密を要する起案文書は封筒に入れて、その旨を表示しなければならない。

(合議)

第25条　複数の課に関連する文書は、関係の深い課で処理案を起案し、関係課の合議を求めなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣意のものは、決裁後回覧するものとする。

(文書の審査)

第26条　文書の適正かつ統一を図るため、次に掲げる起案文書は、副町長の決定を受ける前に総務課長の審査を受けなければならない。

(未完結文書の追及)

第27条　課長は、常に未完結文書を追及し、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の処理経過の調査等)

第28条　総務課長は、必要があると認めるときは、文書の処理経過を調査し、又は主管課長から報告を受け、それに基づき主管課長に指示を与えることができる。

(請願、陳情等の処理方法)

第29条　主管課長は、配付を受けた請願、陳情等が同時に町議会に提出された事案である場合は、町議会において採択され、その通知による意見、条件等を勘案して処理方法、対策等を起案しなければならない。

(決裁年月日)

第30条　決裁済み文書には、速やかに決裁年月日を記入しなければならない。

(決裁済み文書の処理)

第31条　決裁済み文書は、主管課で保管及び保存しなければならない。ただし、第22条第2項に規定する議案に係る決裁済み文書又は規則、訓令、告示、要綱若しくは通達に係る決裁済み文書は、総務課で保管し、及び保存するものとする。

(浄書)

第32条　決裁済み文書は、主管課で浄書しなければならない。ただし、特別の事情があるものは、外注その他の方法によることができる。

(照合)

第33条　浄書した文書は、浄書後直ちに決裁済み文書と照合しなければならない。

(文書の発信者名)

第34条　庁外文書は、原則として町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は町名を用いることができる。

(公印の押印)

第35条　照合を終了した浄書文書は、中泊町公印規則(平成17年中泊町規則第2号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、文書が真正なものであることを証明するため、決裁済み文書と契印しなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書については、「公印省略」又は「略契印」の記載し、公印及び契印を省略することができる。

(庁外文書の発送)

第36条　起案担当者は、庁外へ発送する文書については、決裁済み文書を総務課へ回付し、文書発送簿により発送番号の記入を受けなければならない。

(庁内文書の発送)

第37条　庁内文書は、その発送に当たって特に機密を要するもの又は重要な文書を除くほか、使用済み封筒を使用するよう努めなければならない。

(発送年月日)

第38条　発送担当者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の発送年月日として、決裁済み文書の施行欄に記入しなければならない。

(文書の発送時間及び発送方法)

第39条　文書の発送は、中泊町の休日を定める条例(平成17年中泊町条例第2号)第1条第1項各号に掲げる日を除く日に行い、その発送時間は、特に緊急を要する場合を除き、午後3時30分とする。

(文書の整理)

第40条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要なとき直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(保管単位)

第41条　文書の保管は、主管課において行うものとする。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、総務課長が他の保管方法によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(保管用具)

第42条　文書の整理及び保管には、キャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。ただし、キャビネットに収納することが不適当な文書については、書庫、書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。

(完結文書の整理及び保管)

第43条　課長は、完結文書を必要に応じて利用することができるように、業務処理の項目別に整理し、キャビネットに収納しておくものとする。

(置換え及び移換え)

第44条　文書の置換えは、年度文書にあっては毎年3月末に行うものとし、暦年文書にあっては毎年12月末に行う。

(置換えの方法)

第45条　課長は、保存を必要とする文書のうち5年保存以上の文書を保存年限別に区分して置き換える。

(文書の保存年限)

第46条　完結した文書の保存年限は、別表の文書保存年限区分表を基準として、主管課長が決定する。

(保存年限の計算)

第47条　保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。ただし、暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年初日から起算する。

(完結文書の保存方法)

第48条　保存を必要とする完結文書は、課長が次に掲げるところに従い保存しなければならない。

(編集及び製本)

第49条　必要があると認める完結文書は、次に掲げるところにより編集及び製本する。

(文書の保存場所)

第50条　保存文書は、文書庫又は総務課長が別に定める場所に保存するものとする。ただし、施設にあっては、当該施設の書庫に保存する。

(文書庫の管理)

第51条　前条に規定する文書庫は総務課長が管理する。

(文書の貸出し等)

第52条　保存文書の貸出し又は閲覧をしようとする職員は、主管課長に申し出て、その承認を受けなければならない。

(転貸の禁止等)

第53条　前条の規定により保存文書の貸出しを受けた者は、これを転貸し、取り換え、若しくは訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、庁外の持出しについては、主管課長の承認を得たときは、この限りでない。

(部外者の閲覧等)

第54条　総務課長は、職員以外の者から保存文書の閲覧を求められたときは、関係課長と協議し、差し支えないと認めるものに限り、副町長の承認を得て閲覧させることができる。ただし、保存文書のうち、官報、県報、町広報及び公刊の図書の閲覧については、関係課長との協議及び副町長の承認を省略することができる。

(文書の廃棄の決定)

第55条　課長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄の基準)

第56条　複数の課の所管に係る文書は、関係課で協議の上、最も関係の深い課において文書の原本を保管又は保存するものとし、それ以外の課は、当該文書の資料等について、速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第57条　廃棄を決定した文書のうち、個人情報が含まれている等秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのあるものは、関係職員立会いのもとに焼却、溶融、裁断等の処置をとらなければならない。