○中泊町戸籍電算システムに係るデータ保護管理規程
平成19年8月1日
訓令第20号
(目的)
第1条 この訓令は、中泊町町民課(以下「町民課」という。)及び小泊支所(以下「支所」という。)における戸籍電算システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍電算システムとは、クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと町民課及び支所に設置した戸籍専用端末により現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データとは、戸籍電算システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク・光磁気ディスク・磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメントとは、クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイル、その他戸籍電算システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍電算システムによる事務処理にあたっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護統括管理者の設置)
第4条 戸籍電算システムの保護を総合的に実施するため、戸籍データ保護統括管理者(以下「統括管理者」という。)を置き、副町長をもって充てる。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第5条 戸籍電算システムの運用及びデータ保護について適正な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、町民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第6条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍電算システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者である町長に報告しなければならない。戸籍事務管掌者である町長に事故があるとき、又は、欠けたときはあらかじめ戸籍事務管掌者である町長が定めた者がその職務を代理する。
(データ取扱責任者)
第7条 保護管理者は端末機の適正な管理をするため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、町民課及び支所の戸籍住民係担当の課長補佐又は係長をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第8条 保護管理者は、データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍電算システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第9条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運び可能な磁気ディスク等については施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等は、格納した記録内容が分かるようラベルで明示するなど適正な管理をしなければならない。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスクの受払い及び管理については、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(4) 持ち運び可能な磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去し復元不可能な処理を施したうえで、焼却、裁断等により処分すること。
(5) クラウドサービスは、戸籍サーバの磁気ディスク等交換や廃棄を物理的に管理することができないため、データセンターが適切な廃棄を行っていることを証明する外部認証(PCIDSS)を取得しているデータセンターを採用することで適切な廃棄が行われていることを担保し、戸籍データの漏えいを防止しなければならない。
(6) 戸籍電算システム事業者は、前号に規定する認証の取得状況について定期的に証明書等を確認することとし、保護管理者は、必要に応じ戸籍電算システム事業者にその結果を請求し、内容を把握するよう努めなければならない。
(出力帳票の管理)
第10条 保護管理者は、戸籍電算システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第11条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の承認を受け、外部に情報が流出しないように適切に廃棄しなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍電算システム事業者においても制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、サーバ利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍電算システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
3 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍電算システム事業者から即時に保護管理者に連絡があった時は、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍データのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍電算システム事業者においても制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、保護管理者は、戸籍電算システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、IDとパスワードを付与しなければならない。
3 データアクセスに関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍電算システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍電算システム事業者から即時に保護管理者に連絡があった時は、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍電算システムのアクセス管理)
第14条 保護管理者は、戸籍電算システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し付与しなければならない。なお、戸籍電算システム事業者は、戸籍電算システムを操作することは行わず、戸籍電算システムのバージョンアップ後の動作確認は取扱職員にて実施する。
2 戸籍電算システムのアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第15条 戸籍サーバ、戸籍データ、戸籍電算システムの各々にアクセスをするためのID及びパスワードを付与された者は、ID及びパスワードが他者に漏れることなく適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 戸籍電算システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第16条 保護管理者は、戸籍電算システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍電算システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) 戸籍電算システムの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍電算システムの運用に関すること
(端末機の操作)
第17条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍データを、戸籍業務・戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第18条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍電算システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第19条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱責任者は新任の取扱職員及び取扱職員に対して年一回以上の教育、訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第20条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、統括管理者、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、町民課戸籍住民係長において処理する。
附則
この訓令は、「戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律」(平成六年法律第六十七号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日(平成20年1月19日)から施行するものとする。
附則(平成22年3月30日訓令第3号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(令和元年7月1日訓令第2号)
この訓令は、令和元年7月1日から施行する。
附則(令和5年11月1日訓令第13号)
この訓令は、令和5年11月27日から施行する。