○中泊町議会事務局処務規程
平成17年4月1日
議会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、中泊町議会事務局の処務に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 町 中泊町をいう。
(2) 役場 中泊町役場をいう。
(3) 議会 中泊町議会をいう。
(4) 局長 中泊町議会事務局長をいう。
(5) 職員 中泊町議会事務局職員をいう。
(6) 文書 中泊町議会事務局において接受し、発送し、又は保管するすべての公文書(官報、公報その他の刊行物を含む。)及び簿冊類をいう。
(所掌事務)
第3条 事務局の所掌事務は、次のとおりとする。
(1) 庶務に関する事項
ア 議員名簿の作成(履歴簿、役員簿、勤務年数調を含む。)
イ 文書物件の収受、発送、保管に関する事項
ウ 公印の保管に関する事項
エ 議員の報酬、費用弁償その他諸給与に関する事項
オ 予算の経理に関する事項
カ 物品及び消耗品の管理及び出納に関する事項
キ 儀式、接待及び交際に関する事項
ク 図書の保管に関する事項
ケ 職員の任免、給与、賞罰及び身分に関する事項
コ 職員の服務及び規律、厚生に関する事項
サ 議員共済会に関する事項
シ 議長会に関する事項
ス 議員の公務災害及び互助に関する事項
セ その他議会の庶務に関する事項
(2) 議事に関する事項
ア 議事日程作製に関する事項
イ 議案、請願、陳情の収受、配布及び送付に関する事項
ウ 議会の本会議の議事に関する事項
エ 議会における選挙に関する事項
オ 会議録の調製及び保存に関する事項
カ 議決事項の処理に関する事項
キ 議会の傍聴人に関する事項
ク 諸会議の次第記録に関する事項
ケ 委員会に関する事項
コ 委員会記録調製に関する事項
サ 公聴会に関する事項
シ 会議の出欠に関する事項
ス その他議事一般に関する事項
(3) 調査に関する事項
ア 条例、規則の制定及び改廃に関する事項
イ 議会関係諸規程の制定改廃に関する事項
ウ 請願、陳情及び決議、意見書等に関する事項
エ 議案、請願、陳情書等の審議に必要な資料の収集に関する事項
オ 事務の調査及び検査に関する事項
カ 統計資料の作製に関する事項
キ 各種行政に関する世論及び情報の収集整理に関する事項
ク 各種法規の調査及び研究に関する事項
(事務の分担)
第4条 職員の事務の分担は、局長が定める。
(処務日誌)
第5条 局長は、処務日誌を備え、これに議員及び職員の動静並びに日常における事務処理の要領を記録しなければならない。
(文書の受付及び配布)
第6条 事務局に到着した文書の受付及び配布は、次に定めるところによる。
(1) 一般文書は、開封の上、文書件名簿に記載し、収受年月日及び番号を付し、局長を経て議長の閲覧に供しなければならない。ただし、ことの軽易なものは、文書件名簿の記載を省略することができる。
(2) 電報は、電信処理票により文書件名簿に記載しなければならない。
(3) 親展文書及び秘密文書は、封緘のまま親展文書配布簿に記載し、議長及び副議長あてのものは局長に、その他のものは名あて人に交付して、その受領印を受けなければならない。
(4) 現金、金券等は、金券交付簿に記載し、議長及び副議長あてのものは局長に、その他のものは名あて人に交付して、その受領印を受けなければならない。
(口頭及び電話による収受事項の処理)
第7条 口頭又は電話によって受理した事件は、口頭処理票に記載して、前条第1号に定める手続きを執らなければならない。
(訴訟、訴願、異議申立等の収受)
第8条 訴訟書、訴願書、異議申立書その他収受の日時が権利の消長に関係ある文書は、その封皮に「収受の日時」を記入し、取扱者がこれに印を押して、その文書に添付しておかなければならない。
(回議書)
第9条 事務の処理は、定められた様式の起案回議用紙に、処理案の標題を書き理由又は説明を簡明に記載し、関係法令その他参考となる事項を付記し、必要に応じて関係書類を添付して議長の決裁を受けなければならない。ただし、議長及び副議長とも事故があって決済を受けることが困難なときは、局長において代決することができる。
2 局長は、前項の規定により代決した事項については、遅滞なく議長に報告して、追認を受けなければならない。
3 定例的な照会、回報又は軽易な事件を処理するときは、第1項の規定にかかわらず、起案回議用紙によらないことができる。
(決済文書の処理)
第10条 決裁済の回議書(以下「決裁文書」という。)には、決裁年月日を記載し、第15条の規定による令達番号簿又は文書件名簿によって記号番号及び年月日を記入しなければならない。
(緊急処理の特則)
第11条 緊急な事件で正規の手続によって起案するいとまがないときは、上司の指示を受け、便宜処理することができる。
2 前項の規定により便宜処理した事件は、処理後直ちに正規の手続を執らなければならない。
(発送文書)
第12条 発送を要する文書は、決裁文書によって浄書及び校合し、決裁文書の所定欄に発送日を記入して取扱者が印を押さなければならない。
(特定文書の取扱い)
第13条 庁内、若しくは近くの官公署に送付し、又は直接本人に交付する文書は、送達簿によって送付又は交付して受領印を受けなければならない。
2 速達又は親展等を要する文書は、その文書及び封皮に「速達」又は「親展」等の表示をして発送しなければならない。
3 金券、有価証券その他これに類する文書又は物件は、書留郵便によって発送しなければならない。ただし、送達簿により直接名あて人に送達する場合は、この限りでない。
(郵便及び電信による発送)
第14条 郵便又は電信によって文書又は物件を発送するときは、別に定める郵便切手受払簿又は発送電信書留簿に記入しなければならない。
(文書の記号番号)
第15条 文書には、次に定めるところにより記号番号及び年月日を付けるものとする。
(1) 令達は、令達番号簿により令達の種類ごとに記号及び番号を付けること。
(2) その他の文書には「中町議」に、文書件名簿により番号を付すること。ただし、番号は当該事件の完結するまで同じものを用い文書の往復回数に従い、その番号を付するものとする。
2 前項の番号は、歴年による一連番号とする。
(令達の種類)
第16条 令達の種類は、次のとおりとする。
(1) 告示 町内の全部又は一部に公示するもの
(2) 達甲 議会の内部又は職員に対して発する指示、命令等で将来例規となるもの
(3) 達乙 議会の内部又は職員に対して発する指示、命令等で一時又は1事件に限って指揮命令するもの
(4) 達丙 法人その他の団体及び個人に命令するもの
2 令達文書の記号は、告示については「議会名」を、その他のものについては「中町議」をそれぞれ冠するものとする。
(文書の署名)
第17条 文書の署名は各号によるものとする。
(1) 一般文書は、議長の職名及び氏名を用いる。ただし、県、市町村等地方公共団体との間に往復するもの又は軽易なものについては、議長の職名又は議会名を用いること。
(2) 議会の議決又は委員会条例の規定によって委員会又は委員長名をもって発送する文書は、当該委員会又は委員長の職氏名を用いること。
(公印及び契印)
第18条 発送文書には中泊町議会公印規程(平成17年中泊町議会告示第1号)の定めるところにより「公印」及び「契印」を押さなければならない。
(文書の取扱心得)
第19条 すべて文書は、局長の指示を受けなければこれを他人に示し、又は内容を漏らし、若しくはその謄本を他人に与えてはならない。事務局外に持ち出す場合も、同じとする。
(文書の編集)
第20条 完結した文書は、文書編集類目により、等外簿冊に編集しなければならない。
2 簿冊は保存年限別とし、表装を施し、かつ、表紙を付するものとする。
3 1事件の関係書類は、往復の順序に従い、その完結に至るまで順次上から下へとじ込むものとする。
4 2つ以上の編集類目に関連する文書は、関連の最も多い方の簿冊に編入しなければならない。
(文書の整理)
第21条 文書の編集は、歴年とする。ただし、会計に属する文書については、会計年度区分とする。
(例規の整理)
第22条 「例規」の表示がある通達、その他将来の事務処理の基準となる文書は、例規綴に編集し、かつ、常に加除訂正して現行内容を明確にしておかなければならない。
2 町の条例、規則、規程、訓令その他の事務に関する例規は「中泊町例規類集」として別に編集しなければならない。
(文書の保存)
第23条 文書は、次に掲げる区分によって、それぞれ保存しなければならない。ただし、必要があるときは、議長の決裁を受けて年限を短縮することができる。
(1) 永久保存のもの
ア 官報
イ 県報
ウ 議決書及び議事録
エ 町の条例、規則、規程、訓令等
オ 例規となるべき重要な告示及び令達
カ 訴訟、訴願等将来の証明のために必要なもの
キ 各種台帳及び重要な図面
ク 議員及び職員の進退、賞罰並びに履歴に関するもの
ケ 議会の沿革に関するもの
コ 重要な統計及び調査資料に関するもの
サ その他将来例規又は証拠となるもの
(2) 5年保存のもの
ア 令達番号簿及び文書件名簿
イ 永久保存以外の文書でやや重要と認められ、かつ、後年の参照に必要なもの
ウ 諸報告、資料等で後年の参照に必要なもの
エ 会計関係の簿冊
(3) 1年保存のもの
前2項以外の文書
2 議会で行った選挙関係書類の保存期間は、その者の在任期間とする。
(保存年限の起算)
第24条 保存年限は、文書完結の翌年から起算する。ただし、会計年度に属するものは、その翌年度から起算する。
(文書の廃き)
第25条 保存文書は、議長の決裁を受けて廃きするものとする。ただし、永久保存の文書については、5年ごとに精査し、保存する必要がないと認めるものは、廃きすることができる。
(備品の保管及び整理)
第26条 事務局に備品台帳、図書台帳及び消耗品受払簿を備え、その保管整理をしなければならない。
(切手葉書類の受払い)
第27条 事務局に郵便切手受払簿を備え、その受払いを明らかにしなければならない。
(服務の根本基準)
第28条 すべて職員は住民全体の奉仕者として、公共の利益のために勤務し、地方公務員に関する法律、条例その他の規程に従って服務し、その職務遂行にあたっては、親切、丁寧、かつ、敏速を旨とし、全力を挙げてこれに専念しなければならない。
(出勤及び退庁)
第29条 職員は、出勤及び退庁時には、自らタイムコーダーによって出勤表に時刻を記録しなければならない。
(本会議における服務)
第30条 本会議に出席を命ぜられた職員は、次に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 議員の出席数を常に明確にしておくこと。
(2) 議場の開鎖及び閉鎖に注意すること。
(3) 議事記録を誤らぬよう注意すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、特に命ぜられたことを守ること。
(委員会における服務)
第31条 委員会に服務を命ぜられた職員は、委員会の開会、閉会の日時及び出欠委員の氏名並びに会議の要領を収録しなければならない。
(早退)
第32条 職員は、その執務時間中に、疾病その他の事由により退庁しようとするときは、その事由を届け出て、上司の承認を受けなければならない。一時外出するときは、公用であっても同じとする。
(欠勤)
第33条 職員は、疾病その他の事由により、出勤できないときは、服務整理簿に、その事由及び欠勤予定日数を記載し、その前日までに届け出なければならない。ただし、前日までに予期することができない場合は、欠勤当日の正午までに届け出なければならない。
2 病気による欠勤が7日以上にわたるときは、医師の診断書を添えてその旨を届け出、その後は、1箇月ごとに同様の手続きをしなければならない。
(忌引)
第34条 職員は、忌引しようとするときは、服務整理簿に死亡者の氏名、職員との続柄及び死亡年月日を記載して、その旨を届け出なければならない。
(休暇)
第35条 職員は、休暇を受けようとするときは、服務整理簿に、その事由及び日数を記載してその前日までに届け出なければならない。
(旅行)
第36条 職員は、家族の病気看護、転地療養その他私事のため任地を離れようとするときは、服務整理簿にその事由、期間及び行先を記載(転地療養の場合は医師の診断書添付)して上司の許可を受けなければならない。期間内に帰庁することができないときは、更に延期願を出さなければならない。
(超過勤務)
第37条 事務の多忙又は緊急を要する事務のため、時間外又は休日に勤務する必要があるときは、局長は、時間外勤務命令簿に必要事項を記載して、これを命令しなければならない。
(退庁の場合の注意)
第38条 職員は、退庁の際は、その所管文書及び物品を所定の場所に整理し、不在中の処理に支障がないようにしておかなければならない。
(出張)
第39条 職員は出張を命ぜられたときは、出張命令簿に、命令受領の印を押して出発するものとする。
2 出張の命令を受けた後に、その予定が変更又は異動を生じた場合は、出発前若しくは帰任後に、その事由を出張命令簿に記入して、上司の承認を受けなければならない。
(出張期間の変更)
第40条 職員が出張中に、用務の都合又は疾病等により予定の期限までに帰任又は用務を行うことができない場合は、電信、電話をもって、速やかに、その事由を述べて上司の承認又は指揮を受けなければならない。
2 職員は出張の用務が終了したときは、予定の期間にかかわらず、直ちに登庁して勤務しなければならない。
(復命)
第41条 職員は出張から帰任したときは、上司に随行の場合を除き、7日以内に復命書を提出しなければならない。ただし、軽易な事件については、口頭をもって足りる。
(履歴書、住所等の届出)
第42条 新たに職員となったものは、任命の日から3日以内に履歴書及び住所届を提出しなければならない。
2 職員は氏名の改称、本籍、転居その他身分上の異動が生じ、又は試験合格等のあった場合は、直ちにその旨を届け出なければならない。
(事務の引継ぎ)
第43条 職員は転任、休暇又は退職したときは、速やかに、その担任の事務を、後任若しくは上司の指名したものに引き継がなければならない。
(当直心得)
第44条 職員が役場において当直勤務に服するときは、町長の定める当直心得に従わなければならない。
(重要書類)
第45条 重要書類は、役場の倉庫又は運搬しやすい書箱に納めて見やすい場所に位置を定め、かつ、書箱には赤紙で「非常持出」の表示をしておかなければならない。
(非常災害)
第46条 庁舎及びその附近に火災その他非常事変が発生したときは、職員は直ちに登庁しなければならない。
2 前項により登庁した職員は、直ちに次の処置をして、上司の指揮を受けなければならない。
(1) 非常持出その他重要書類を搬出し、及び保護すること。
(2) 金庫その他重要物件を警戒すること。
(その他)
第47条 この訓令に定めるものを除くほか、事務局の処務及び職員の任免、分限、給与、服務その他の身分取扱いに関しては、町長の事務部局の例による。
附則
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。